При виборі АСПК визначальними є три критерії:
- Вартість володіння / обслуговування АСПК
- Наявність модуля автоматизації каси для забезпечення повного обліку всіх видів квитків
- Можливість працювати зі всіма видами квитків та послуг, які надає музей
Вартість володіння — це сукупність всіх витрат музею на обслуговування АСПК протягом певного часу. Як правило, вартість володіння оцінюють у перерахунку на один реалізований квиток. Очевидно, що перевагу мають отримувати рішення з найнижчими показниками вартості володіння при максимальній кількості функцій.
Автоматизація каси — впровадження в роботу музею АСПК без модуля автоматизації каси унеможливлює формування єдиної системи випуску, продажу, перевірки та обліку квитків.
Відповідно неможливо організувати ефективне управління відвідуваннями, отримати точну статистику про кількість візитів та сформувати єдине поле з продажу квитків.
Підтримка всіх видів квитків — адже серед організацій, які працюють в галузі культури, розваг та туризму, саме заклади культурної спадщини використовують у своїй роботі найбільшу кількість видів квитків.
Неможливість організувати продаж найпоширеніших видів квитків робить впровадження АСПК у закладі безглуздим.
Можливість реалізувати продаж квитків всіх видів — головний критерій при виборі АСПК.
Квиток з відкритою датою
Квитки, у яких відсутня фіксована дата початку візиту, називаються квитками з відкритою датою. Для відвідувачів це найбільш зручна та зрозуміла схема продажу квитків: маючи такий квиток, вони самі обирають день і час початку візиту. Такий квиток полегшує відвідувачу планування своєї культурно-розважальної програми, спрощує поєднання відвідування музею з візитом до інших розважальних закладів.
Зважаючи на те, що дуже часто відвідування музею — це дитяче та родинне дозвілля, відсутність фіксованого часу на квитках — велика психологічна перевага.
З точки зору закладу, такий квиток — основний продукт, який продається в касі. Можливість випуску квитків з відкритою датою — першочергова вимога до АСПК, оскільки без нього автоматизація каси пройде складніше, а подальше адміністрування каси буде вимагати більше ресурсів.
- Квиток з відкритою датою Державного історико-культурного заповідника м. Острога
Додатковою опцією для квитка з відкритою датою є можливість встановити кінцеву дату візиту (кінцева дата реалізації). Якщо відвідувач не скористався квитом до цієї дати, то квиток анулюється, а гроші за нього не повертаються.
Загальноєвропейська практика — квиток дійсний для входу протягом одного року з дати придбання.
Датований квиток
Датований квиток — це квиток, який дає право на відвідування лише у визначений день та час. Це один з найпоширеніших видів квитків у світі. Він використовується при проведенні майже всіх культурних, розважальних та учбових заходів:
- Вистави, концерти, фестивалі
- Лекції, семінари, майстер-класи, воркшопи
- Виставки, кураторські та спеціальні екскурсії тощо
Можливість випускати датований квиток є у кожній автоматизованій системі продажу квитків, але для закладів культурної спадщини важливо, щоб продаж датованих квитків для відвідування заходів було легко поєднати з продажем квитків з відкритою датою для відвідування постійної експозиції.
- Датований квиток на фестиваль
Екскурсійне обслуговування
Екскурсійне обслуговування — дуже важлива послуга для музейних закладів. Особливості її надання формують відповідні вимоги до АСПК.
Вимоги до АСПК з випуску екскурсійних квитків:
- Екскурсійний квиток має бути датованим, оскільки заклад має знати, коли необхідно забезпечити присутність кваліфікованого співробітника для проведення екскурсії
- Дату та час проведення екскурсії обирає відвідувач, але співробітники закладу повинні мати змогу змінити її за погодженням з відвідувачами та перевидати квитки з новою датою
- АСПК має забезпечувати одночасний продаж квитків з відкритою датою на огляд експозиції та датованих квитків на екскурсійне обслуговування на ту саму дату
- Ці вимоги мають бути виконаними при продажі квитка у касі та онлайн
Перевагою АСПК є можливість з її допомогою реалізувати різні варіанти ціноутворення для екскурсійного обслуговування:
- Кожен учасник групи має придбати екскурсійний квиток
- На групу купується один екскурсійний квиток фіксованої вартості
- На групу купується один екскурсійний квиток, але його вартість залежить від кількості людей в групі.
Безкоштовний квиток
Зважаючи на вимоги обліку всіх категорій відвідувачів у музеях державної та комунальної форми власності, дуже важливо, аби автоматизована система продажу підтримувала випуск безкоштовних квитків.
Цей функціонал дає можливість формувати квитки для пільгових категорій у касі музею та онлайн. Завдяки цьому можливо автоматизувати облік в одній системі всіх відвідувань, в тому числі і тих категорій відвідувачів, які мають право на безкоштовний вхід.
Ця функція є обов’язковою у випадку застосування музеєм систем контролю доступу — турнікетів або схожих пристроїв. Таким чином візит кожного відвідувача буде фіксуватися системою контролю та враховуватися в статистиці відвідування музею.
Реєстрація на безкоштовні заходи
При проведені безкоштовних заходів поширена практика вільного відвідування для всіх бажаючих. Для того, аби відвідати захід, достатньо вчасно прийти, без будь-яких додаткових умов або дій.
Але з точку зору маркетингу варто впровадити безкоштовну реєстрацію або попередній запис.
Це надає музею наступні можливості:
- Контролювати кількість відвідувачів на заході
- Розширити базу контактною інформацією нових відвідувачів
І головне:
- Підвищує цінність заходу в очах потенційного відвідувача
- Збільшує відвідуваність заходу, оскільки реєстрація сприймається багатьма людьми як зобов’язання прийти
Підтримка безкоштовної реєстрації на заходи — поширений функціонал у АСПК, але все ж підтримується не всіма системами. Тому необхідно звертати увагу на його наявність.
